1.

Menu: Algemene instellingen

Toelichting:
-[Maak uw keuze]: kies [Jan/Jan] voor kalender-boekhoudingen en [mei/mei] voor Mei/Mei-boekhoudingen.
- [Invoer/weergave ..]: kies voor [Kwartaal].
- [Boekjaar]: kies het jaar waarin de startmaand van het kwartaal valt (zie ook MERK OP)
(voorbeeld: het 4e kwartaal van 2018, van een Mei/Mei-boekhouding, start in november. Dit kwartaal omvat de maanden november en december 2018 en januari 2019) (zie ook MERK OP).
- [Welk kwartaal]: zowel voor kalenderjaren als boekhoudingen met een gebroken boekjaar, kiest u hier de ‘normale’ kwartalen van het kalenderjaar.
 
MERK OP:
- het 1e kwartaal van een [Jan/Jan-boekhouding] betreft maand 1 t/m 3;
- het 1e kwartaal van een [Mei/Mei-boekhouding] betreft maand 2 t/m 4.

2.

Menu: Structuur en productie
Net als bij de module [Financiële – jaar – analyse] geeft u hier de structuur en productiegegevens in. Er zijn wel een aantal ‘spelregels’ die u goed in acht moet nemen.

[Tabblad grond] *
- invoer: geef in elk kwartaal de oppervlakte in, die u in gebruik hebt op 15 mei;
- resultaat: de oppervlakte in gebruik van 4 kwartalen = het gemiddelde van deze 4 kwartalen;
 

[Tabblad dieren] *
- invoer: geef per kwartaal de gemiddeld aanwezige veestapel in;
- resultaat: de gemiddelde veestapel van 4 kwartalen = het gemiddelde van deze 4 kwartalen;
 

[Tabblad rechten en productie]:
 
Melkproductie
- invoer: geef de kwartaalproductie in;
- resultaat: de totale productie over de 4 kwartalen bestaat uit de som van deze kwartalen!
 

Fosfaatrechten *
- invoer: geef het totaal aantal benutbare rechten in, voor zover bekend in het betreffende kwartaal;
- resultaat: het totaal aantal benutbare rechten is gelijk aan het ingevoerde aantal rechten

MERK OP:
Wanneer kwartalen gecumuleerd worden weergegeven, wordt het laatst bekende aantal totaal benutbare rechten gebruikt voor het bepalen van de resultaten per fosfaatrecht.
Zo houden wij bij gecumuleerde kwartaalresultaten rekening met (ver-)koop en/of (ver-)leasen van benutbare rechten.

[Tabblad arbeid]:
- invoer: geef per kwartaal de gemiddeld aanwezige arbeid in;
- resultaat: de gemiddelde arbeid van 4 kwartalen = het gemiddelde van deze 4 kwartalen;

* TIP: begin altijd met het oudste kwartaal wat u wilt rapporteren; de invoer van deze gegevens wordt automatisch doorgeschoven naar een volgend kwartaal.

3.

Menu: Import kolommenbalans
Importeer alleen de financiële data van het betreffende kwartaal.
 
MERK OP:
(1) Importeer nooit cumulatieve gegevens van meerdere kwartalen tegelijk.
 
(2) Het is mogelijk om per kwartaal alleen tot aan het saldo te rapporteren. Importfouten of ontbrekende gegevens zoals afschrijvingen, aflossingen en privé-uitgaven hoeft u dan niet te corrigeren of aan te vullen.
 
(3) Wilt u per kwartaal tot aan de cashflow rapporteren? Dan is dat ook mogelijk. Toevoegen van afschrijvingen en/of aanwas hoeft u dan niet in te voeren, behalve als u het productieresultaat vergelijkbaar wenst te maken met de benchmarkgroep.
Van de aflossingen, privé-uitgaven en vervangingsinvesteringen dient u wel een (geschat) kwartaalbedrag in te voeren!
 
(4) Wilt u ook een kritische prijsberekening per kwartaal rapporteren dan dient u op te letten met de post aanwas. In de cashflow-berekening (zie hiervoor) blijft deze buiten beschouwing.
In de kritische prijsberekening echter zijn wij wel gewend om de aanwas mee te nemen. De reden hiervoor is dat het realiseren van aanwas ook uitgaven met zich meebrengt (bijvoorbeeld voer). De kritische prijs voor melk wordt daarom met de aanwas (= lees de kosten om aanwas te realiseren) gedrukt.
Het niet opnemen van aanwas is zeker mogelijk, maar heeft – bij een positieve aanwas- tot gevolg dat de kritische prijs met de ontbrekende aanwas wordt verhoogd. Bij een negatieve aanwas speelt dit effect precies andersom.

4.

Menu: balans
Voor kwartaalrapportering kunt u dit menu negeren. Wij doen namelijk niets met balansgegevens.

5.

Menu: Verlies en Winst
Hier ziet u de geïmporteerde kwartaalcijfers of voert u de kwartaalcijfers in als u niet importeert.
 
MERK OP
 
(1). Zie MERK OP 1 t/m 4 onder de paragraaf [Menu: import kolommenbalans]
 
(2): “Overlopende posten”
Voor het benchmarkresultaat hoeft u geen overlopende posten in te voeren. U kunt overlopende posten tussen de kwartalen wel als één eindbalansmutatie ingeven. Deze eindbalansmutaties worden automatisch de beginbalansmutatie in het volgende kwartaal!
Gebruik hiervoor de kolom [Voorraden & Veldinventaris, Correctie op balans].
 
(3) Alleen tot saldo rapporteren
Het is mogelijk om per kwartaal alleen tot aan het saldo te rapporteren. Importfouten of ontbrekende gegevens zoals afschrijvingen, aflossingen en privé-uitgaven hoeft u dan niet te corrigeren of aan te vullen.
 
(3) Tot aan cashflow rapporteren
Afschrijvingen en aanwas
Wilt u per kwartaal tot aan de cashflow rapporteren? Dan is dat ook mogelijk. Toevoegen van afschrijvingen en/of aanwas hoeft u dan niet in te voeren, behalve als u het productieresultaat vergelijkbaar wenst te maken met de benchmarkgroep.
 
Aflossingen
Mochten aflossingen niet automatisch geïmporteerd worden (wat vaak het geval is), vergeet dan niet ¼e van de jaaraflossing per kwartaal in te voeren.
 
Privé-uitgaven
Ook de privé-uitgaven worden niet altijd automatisch geïmporteerd. Vergeet dan niet ¼e van de privé-uitgaven per kwartaal in te voeren

6.

Menu: rapporteren bedrijfsresultaat
De mogelijkheden qua:
 
- [Inhoudelijke presentatie]
- [Rapportinstellingen] m.u.v. [Kolomindeling]
- en [Benchmark-instellingen]
 
zijn gelijk aan de module [Financiële – jaar – analyse]. (Meer informatie)

Kolomindeling specifiek voor kwartaalrapportages
Kwartaalcijfers kunnen op verschillende manieren gepresenteerd worden, te weten:
 
- per kwartaal;
- per half jaar;
- per ¾ jaar (een 9 maandenrapportage);
- en per heel jaar (= een rollend jaar).
 
Prognose-kwartalen
Daarbij kunnen bij de benchmarkcijfers uiteraard alleen historische kwartalen gerapporteerd worden. Bij de cijfers van de onderhanden klant kunnen ook toekomstige kwartalen van het actuele boekjaar gerapporteerd worden. Met deze laatste mogelijkheid kan er dus een jaarprognose gemaakt worden.
 
TIP:
Om snel toekomstige kwartalen in te kunnen vullen met relevante gegevens importeert u bijvoorbeeld de laatst bekende kwartaalcijfers ook in, in toekomstige kwartalen. Deze resultaten kunt u – indien gewenst – nog aanpassen via het menu [Invoer]->[Verlies en winst].
 
Instelmogelijkheden per kolom
De volgende velden (zie figuur) staan tot uw beschikking.

Toelichting:
- [Soort gegeven]:
 . [Realisatie kwartaal]: toont in deze kolom de kwartaalcijfers van de klant
 . [Benchmark kwartaal]: toont in deze kolom de kwartaalcijfers van de benchmarkgroep
- [Jaar]:
 . bij [Realisatie kwartaal]: kies voor het jaar waarin de 1e maand van het kwartaal start
 . bij [Benchmark kwartaal]: kies voor hetzelfde jaar als bij [Realisatie kwartaal] en kies daarbij
   op basis van welk voorgaand jaar de benchmarkcijfers geëxtrapoleerd moeten worden naar
   het actuele jaar.
 . TIP: vooral na het 1e kwartaal van het actuele kalenderjaar zijn er soms weinig
   benchmarkcijfers van het voorgaande jaar beschikbaar. Het is dan wenselijk om hier te kiezen
   voor extrapolatie op basis van het voor-voorgaande jaar!
- [Aantal jaren middelen]: voor kwartaalrapportage is dit meestal niet relevant.
  Advies: niets invullen!
- [Periode]:
  . kies hier het meest recente ingevoerde kwartaal
  . TIP: bij een jaarprognose kan dit dus soms een toekomstig kwartaal zijn
- [Aantal perioden cumuleren]: als u kwartalen wilt cumuleren, vul dan hier in hoeveel kwartalen u
  wilt optellen bij het meest actuele kwartaal (1= ½ jaar, 2 = ¾ jaar en 3 = heel jaar).
- [Resultaat indeling]:
  . na doorrekenen ziet u hier het resultaat van uw instellingen. Dit is tevens de kop die boven de
    betreffende kolom in het rapport komt te staan.

Voorbeeldinstellingen c.q. -rapportages
 
Combinatie 1: jaarcijfers met benchmark 2018 + 1e kwartaal met benchmark 2019
 

TIP: deze instelling is handig om de kwartaalrapportage te introduceren bij uw klant te samen met de bespreking van het jaar-Benchmark-resultaat!!!

Combinatie 2: jaarcijfers met benchmark 2018 + rollend jaar 1e kwartaal met benchmark 2019

TIP: in de rapportages worden (cumulatieve) kwartaalcijfers altijd omgerekend naar jaarkengetallen. Zodoende kunt u het kwartaalresultaat beoordelen/bespreken op basis van jaarkengetallen die u kent en is bovendien de vergelijking met historisch jaarcijfers heel eenvoudig. U hoeft nooit iets om te rekenen naar jaarcijfers.

Combinatie 3: Realisatie 1e, 2e en 3e kwartaal + prognose jaarresultaat (incl. prognose 4e kwartaal)